Como fazer gestão de empreendimentos com controlo

Gerir um empreendimento imobiliário exige mais do que acompanhar vários imóveis em simultâneo, pois cada fração tem o seu preço, estado comercial, interessados, visitas e histórico, mas todas fazem parte do mesmo projeto.

Ter controlo sobre a gestão de empreendimentos significa conseguir saber, a qualquer momento, o que está disponível, o que já está reservado, quem demonstrou interesse e que atividade comercial existe em torno de cada fração, sem que essa visão se perca à medida que crescem o número de frações e de contactos.

Um empreendimento costuma gerar mais interesse nas primeiras semanas de comercialização do que em qualquer outra fase, e este é o momento em que a agência concentra esforço de divulgação, o preço de lançamento é apresentado como referência e as primeiras frações "saem" com relativa facilidade.

O problema surge depois, à medida que as frações mais procuradas vão sendo reservadas, as restantes (frações com pior orientação, andares menos apetecíveis, tipologias com menor procura) exigem uma abordagem diferente daquela que funcionou no arranque. Manter o mesmo preço, a mesma comunicação e o mesmo discurso comercial para as frações restantes é um dos motivos mais comuns por que um empreendimento perde ritmo a meio do processo.

Sem uma leitura objetiva de como a comercialização está a evoluir fração a fração, este abrandamento passa despercebido durante demasiado tempo, e quando é identificado, já se perderam semanas em que o ajuste de preço ou de estratégia podia ter feito diferença.

Um erro comum na comercialização de empreendimentos é tratar toda a procura como um bloco único. Na prática, um projeto com várias tipologias atrai perfis de comprador diferentes: quem procura um T1 tem motivações, orçamento e timing distintos de quem procura uma tipologia maior ou uma fração de gama superior.

Quando o acompanhamento comercial não distingue esta diferença, o risco é apresentar a um cliente frações que não correspondem ao que procura, ou insistir num contacto com base no interesse geral pelo projeto, sem perceber que, entretanto, a unidade que lhe interessava já foi reservada por outro cliente.

Esta distinção entre interesse pelo projeto e interesse por uma fração concreta é uma das complexidades que a comercialização de um empreendimento tem e a de um imóvel isolado não tem.

Quando vários consultores estão envolvidos na comercialização de um empreendimento surge um risco: duas pessoas a mostrar a mesma fração a clientes diferentes, ou a assumir que uma unidade ainda está disponível quando já foi reservada por um colega horas antes.

Este tipo de situação não acontece por falta de comunicação entre a equipa, mas por falta de um registo comum que reflita o estado real de cada unidade em tempo útil no CRM imobiliário. Com vários intervenientes, a informação que cada pessoa tem sobre o que está disponível precisa de ser exatamente a mesma, caso contrário, o risco de prometer ao cliente o que já não existe aumenta com cada nova fração reservada.

Desafios como o ritmo desigual de vendas, a diversidade de perfis de procura e a coordenação entre vários consultores têm uma raiz comum: a dificuldade em manter, ao longo de todo o processo de comercialização, uma visão fiável do que está a acontecer em cada fração e junto de cada interessado.

No X-IMO, os empreendimentos têm uma área própria, separada da gestão de imóveis individuais, organizada em duas fases: empreendimentos em prospeção, ainda em identificação da oportunidade, e empreendimentos em carteira, já angariados e em comercialização. Esta separação evita relacionar processos com objetivos diferentes.

Dentro de cada empreendimento em carteira, a área de Frações reúne todas as unidades associadas numa única lista, com referência, tipologia, lote, bloco, andar, área, preço, estado comercial, número de leads e número de visitas. Esta visão permite perceber de imediato quantas frações de determinada tipologia continuam disponíveis, que unidades já estão reservadas ou fora de venda e onde existe maior atividade comercial, sem ter de abrir cada imóvel individualmente para reconstruir o estado do projeto.

Quando o estado de uma fração muda, essa alteração reflete-se de imediato, o que reduz significativamente o risco de dois consultores trabalharem a mesma unidade sem saberem.

A área de Procura complementa esta visão do lado da procura: os potenciais clientes reúnem os contactos interessados no empreendimento como um todo, com nível de interesse, situação e responsável pelo acompanhamento; nos Pedidos Online ficam registados os contactos que chegam através do site já associados a uma fração específica; e as Ações Comerciais mantêm o histórico da atividade realizada ao longo da comercialização. Esta estrutura ajuda a acompanhar tanto o interesse geral pelo projeto como a evolução de cada contacto até à escolha de uma unidade concreta.

A divulgação de um empreendimento também pode ser gerida ao nível do projeto como um todo. Com o Site Imobiliário do X-IMO, é possível ativar uma área própria dedicada a empreendimentos, onde cada projeto pode ser apresentado com destaque para as respetivas frações e toda a informação associada: tipologias, preços e disponibilidade incluídos. O site pode ainda incluir um bloco específico de destaque para empreendimentos, o que ajuda a dar visibilidade imediata aos projetos que a agência pretende comunicar com mais força num determinado momento, por exemplo, numa fase em que restam poucas unidades e faz sentido acelerar a comercialização.

Quando um empreendimento tem condições comerciais próprias, como uma estrutura de comissões específica, estas podem também ser configuradas ao nível do projeto, de modo a evitar repetir a mesma definição fração a fração.

Gerir um empreendimento com controlo significa conseguir acompanhar o ritmo real de comercialização, distinguir os diferentes perfis de procura e garantir que toda a equipa trabalha sobre a mesma informação.

Quando estes desafios são geridos com visibilidade partilhada e atualizada, torna-se mais simples perceber onde ajustar preço ou estratégia, que frações merecem mais atenção e onde existem oportunidades que ainda não foram exploradas dentro do próprio projeto.