7 vantagens do CRM imobiliário para agências e consultores

Com a competitividade do mercado, os clientes mais informados, leads captadas a partir de vários canais ao mesmo tempo e o dia mais intenso, entre visitas, angariações, chamadas, negociações e marketing, torna-se fácil sentir que tudo está a acontecer ao mesmo tempo e o tempo nunca chega.

Assim sendo, trabalhar com informação dispersa ou depender da memória cria falhas inevitáveis. Não porque os profissionais não sejam capazes, mas porque o volume e velocidade tornam impossível uma gestão através de notas soltas, folhas de Excel, emails, ou mensagens espalhadas por diferentes aplicações e s sistemas. É aqui que surge o CRM imobiliário, não como um extra a nível tecnológico, mas como a base operacional par trabalhar com método e eficiência.

Uma das principais vantagens do CRM imobiliário é acabar com dispersão de informação. Muitas agências imobiliárias ainda trabalham com dados repartidos por diferentes plataformas e aplicações: leads em emails, contactos no telemóvel, imóveis no CRM, mensagens no WhatsApp e tarefas em cadernos ou nas notas do telemóvel. Isto não só consome tempo como gera perdas silenciosas, porque algo fica sempre por registar, por recordar ou acompanhar.

Com o CRM imobiliário, toda a informação passa a estar centralizada. O consultor imobiliário encontra facilmente as informações do cliente, o histórico, imóveis já apresentados e o estado real do processo. A equipa trabalha sobre a mesma base, sem ruído e sem duplicações, de modo que passem menos tempo à procura do que precisam e mais tempo a agir e fazer acompanhamento dos clientes.

Perder oportunidades muitas vezes acontece porque não há visibilidade sobre o funil de vendas. Sem um método claro de etapas, é difícil saber onde está cada lead, quais estão perto de fechar, quais precisam de uma ação urgente e quais estão paradas há demasiado tempo.

O CRM imobiliário permite acompanhar o funil de vendas de forma objetiva, em que cada lead entra com o respetivo estado, ação e responsável, de modo a facilitar a organização diária do consultor e dar uma visão real do pipeline ao gestor.

A diferença entre fechar ou perder um negócio está, muitas vezes, associado ao acompanhamento. O cliente pode estar interessado num momento e desaparecer no outro se não existir continuidade. Mas acompanhar com consistência não é fácil quando o dia está cheio e a memória não dá para lembrar de tudo.

A utilização eficiente do CRM imobiliário vem resolver isto com lembretes e alertas. Em vez de depender da memória para se lembrar de tudo, o sistema ajuda a manter o ritmo certo de contacto. Isso reduz o risco de leads esquecidas e aumenta a qualidade do serviço ao cliente, porque o acompanhamento passa a ser metódico e constante.

O CRM imobiliário não serve para dar mais trabalho ao consultor, mas sim para reduzir o trabalho repetitivo. Quando a informação está organizada e é registada uma vez, o sistema passa a utilizá-la em várias frentes: envia alertas e notificações, alimenta relatórios e dashboards, ajuda na comunicação com clientes e facilita a divulgação de imóveis.

Na prática, significa que não precisa de fazer o mesmo trabalho ou tarefa diversas vezes, menos passos manuais e menos tempo gasto em tarefas administrativas. O consultor ganha tempo útil para acompanhar os clientes, angariar imóveis, negociar e fechar negócios.

Outra grande vantagem do CRM imobiliário para agências e consultores, é o impacto que gera na equipa.

Numa agência sem sistema central, cada consultor trabalha à sua maneira e os dados e contactos ficam para cada um. Isto cria dependência de pessoas, dificuldade em integrar novos elementos e falhas sempre que existe necessidades de trocar informação internamente.

Com o CRM o trabalho fica visível, partilhado com quem deve ser e sempre organizado. Um novo consultor que entre para a agência acede e entende mais facilmente o funcionamento da agência. O gestor acompanha a performance sem precisar de correr atrás dos relatórios manuais que cada um faz.

A mediação imobiliária não se resume a gestão de leads e imóveis. Passa também pela estratégia de marketing imobiliário, divulgação e comunicação com o público-alvo. Um bom CRM imobiliário permite divulgar imóveis com mais rapidez para portais imobiliários e site imobiliário, criar campanhas de e-mail marketing e manter contacto regular com clientes e potenciais clientes.

Quando o marketing está integrado com o CRM imobiliário, a agência mais uma vez deixa de precisar de trabalhar com várias ferramentas, a informação do imóvel já não precisa de ser copiada para outras ferramentas porque já está estruturada no sistema. Isto vem acelerar o tempo de divulgação e melhorar a consistência da comunicação.

A gestão da agência imobiliária e equipa sem métricas é como gerir às escuras. O CRM imobiliário permite medir o que está a acontecer ao negócio de forma simples: origem de leads, taxas de conversão, tempo médio de fecho, tipo de imóveis com mais procura, desempenho da equipa, entre outros indicadores.

Esta visão permite ao gestor agir antes dos problemas surgirem, ajustar estratégias e identificar o que está a resultar com clareza. Quando se trabalha com acesso a dados reais, as decisões deixam de ser tomadas por instinto ou somente com base na experiência de trabalho e passam a ser tomadas com base em evidências. 

Estas vantagens tornam-se mais relevantes quando o CRM imobiliário está desenhado especificamente para o setor imobiliário e para a realidade das agências portuguesas. Um exemplo é o software imobiliário X-IMO, que integra num só ecossistema a gestão de leads, imóveis, clientes e tarefas, com funil de vendas, automações, ferramentas de marketing imobiliário, app móvel para trabalhar em mobilidade e aceder a dados do mercado através do Market DATA.

O objetivo não deve ser ter mais funcionalidades, mas ter um sistema que torna o dia a dia mais simples e controlado. Quando tudo está integrado, o consultor trabalha de forma mais eficiente e ágil e o gestor tem uma visão real da operação, sem depender de várias plataformas.

Usar o CRM imobiliário na mediação não é uma questão de modernizar o negócio, mas sim de método, eficiência e competitividade. Num mercado rápido, com clientes exigentes e processos complexos, trabalhar sem o apoio de um sistema adequado ao trabalho e necessidades diárias significa correr riscos desnecessários: perder leads, falhar acompanhamentos, trabalhar o dobro e crescer sem visibilidade.

A utilização eficiente do CRM imobiliário permite a centralização de dados e informação, produtividade, previsibilidade, colaboração da equipa e uma melhor gestão. Acima de tudo, permite que a agência imobiliária cresça com estrutura e segurança, em vez de depender do esforço constante para manter o negócio.